Warum Makler die meisten Anfragen schon in der ersten Stunde verlieren

Es ist Dienstag, kurz nach zwei. Du stehst in einer Wohnung und zeigst sie einem Interessenten. Das Handy vibriert einmal in der Jackentasche. Eine neue Anfrage über das Portal.

Um halb acht sitzt du wieder am Schreibtisch und schreibst zurück. Freundlich, vollständig, mit den Unterlagen im Anhang – besser als alles, was ein Automat formuliert hätte.

Die Antwort kommt trotzdem zu spät.

Der Wettlauf, von dem du nichts mitbekommst

Die großen Portale verkaufen dieselbe Anfrage in der Regel an zwei bis drei Makler. Der Interessent hat also nicht auf dich gewartet. Er hat seine Nachricht abgeschickt, zwei weitere dazu, und vereinbart den Termin bei dem, der sich zuerst meldet.

Die bekannteste Untersuchung dazu kommt von der MIT Sloan School of Management, gemeinsam mit InsideSales.com: Wer eine Anfrage innerhalb von fünf Minuten aufgreift, qualifiziert sie rund 21-mal häufiger als jemand, der erst nach einer halben Stunde reagiert. Ausgewertet wurden dafür über 15.000 Anfragen aus drei Jahren.

Zwei Einschränkungen, damit die Zahl nicht größer wirkt, als sie ist: Die Studie ist von 2007, und sie stammt nicht aus dem deutschen Immobilienmarkt. Das Muster deckt sich trotzdem mit dem, was mir Makler selbst beschreiben – und vermutlich mit dem, was du aus deinem eigenen Büro kennst.

Das Zeitfenster ist also nicht der Tag, an dem die Anfrage eingeht. Es sind die ersten Minuten.

Was da im Jahr zusammenkommt

Rechne es einmal mit deinen eigenen Zahlen durch, nicht mit meinen. Wie viele Portalanfragen bekommst du im Monat? Bei wie vielen davon warst du ehrlicherweise nicht der Erste, der zurückgeschrieben hat?

Angenommen, es ist die Hälfte. Dann sind das über ein Jahr gerechnet ein paar Dutzend Gespräche, die woanders stattgefunden haben. Nicht alle davon wären zum Abschluss geworden – die meisten nicht. Aber du weißt selbst, was bei dir eine einzige Provision wert ist. Es braucht keine große Quote, damit sich diese Rechnung trägt.

Das Unangenehme daran ist nicht die Zahl. Es ist, dass du sie nie siehst. Ein verlorener Interessent meldet sich nicht, um dir mitzuteilen, dass er jetzt woanders unterschreibt.

Es liegt nicht an deiner Sorgfalt

Wenn ich mir Maklerbüros in meiner Region ansehe, bekommt eine Anfrage dort so gut wie nie eine automatische Reaktion. Das ist kein Versäumnis einzelner Büros. Das Problem ist strukturell.

Die Anfrage trifft genau dann ein, wenn du das tust, wofür dich der Kunde bezahlt: beim Termin sein, ein Objekt aufnehmen, verhandeln. In dem Moment gehst du nicht ans Telefon, und das ist auch richtig so. Wer den ganzen Tag am Schreibtisch sitzt, ist kein guter Makler.

Dazu kommt, dass Anfragen sich nicht an Bürozeiten halten. Viele erreichen dich abends oder am Wochenende, wenn Interessenten die Ruhe haben, Portale zu durchsuchen. Genau dann ist niemand da – bei dir nicht und bei deinen Mitbewerbern auch nicht. Wer diese Lücke schließt, gewinnt diese Anfragen fast unbemerkt.

Deshalb hilft es nicht, sich vorzunehmen, schneller zu sein. Der Vorsatz scheitert nicht an der Disziplin, sondern am Kalender.

Was die erste Antwort können muss

Eine gute erste Antwort schickt nicht einfach das Exposé und hofft. Sie macht drei Dinge, in dieser Reihenfolge:

• Sie bestätigt die Anfrage persönlich, mit Namen und Objektbezug, nicht als Formbrief.
• Sie stellt die zwei, drei Fragen, die du ohnehin stellen würdest: Finanzierung geklärt, Zeitrahmen, Eigennutzung oder Kapitalanlage.
• Sie bietet einen konkreten Termin an. Nicht „melden Sie sich gern“, sondern zwei Zeitfenster, die in deinem Kalender tatsächlich frei sind.

Das ist unspektakulär, und es ist nichts, was du nicht selbst könntest. Du kommst nur nicht immer in den ersten fünf Minuten dazu.

Die Anfrage geht nicht verloren, weil du sie nicht bearbeitest. Sie geht verloren, weil jemand anderes schneller war.

Der Hebel liegt deshalb ganz vorne, an der Quelle: bei der allerersten Antwort. Alles, was danach kommt – die Besichtigung, die Beratung, der Abschluss – ist deine Stärke. Es muss nur jemand dafür sorgen, dass du überhaupt an den Tisch kommst.

Wenn dieser erste Schritt zuverlässig passiert, ändert sich an deinem Arbeitstag weniger, als du denkst. An deinem Abend ändert sich mehr. Du fährst nicht mehr mit dem Gedanken nach Hause, dass da noch drei Anfragen liegen, die eigentlich heute hätten rausgehen müssen. Sie sind beantwortet. Zwei davon stehen als Termin im Kalender.

Dieses Gefühl meine ich, wenn ich vom Merak-Effekt spreche.