Wenn ich sage, dass ich Prozesse automatisiere, bekomme ich oft einen höflichen, etwas leeren Blick. Das Wort klingt nach Fabrikhalle und Großkonzern. Gemeint ist etwas Alltägliches.

Mein kürzester Satz dafür: Alles, was du am Computer jeden Tag gleich machst, baue ich so, dass es von allein läuft.

Was ein Prozess ist

Ein Prozess ist ein Ablauf, der sich wiederholt. Eine Anfrage kommt per E-Mail. Jemand tippt die Kontaktdaten ab, legt den Kunden an, leitet die Anfrage an den Kollegen weiter und denkt drei Tage später ans Nachfassen. In vielen Betrieben passiert das zwanzigmal pro Woche, jedes Mal gleich.

Jeder dieser Abläufe hat drei Teile:

  • Ein Auslöser: Eine E-Mail kommt an, jemand schickt ein Formular ab, ein Termin rückt näher.
  • Feste Schritte: abtippen, anlegen, weiterleiten, erinnern.
  • Ein Ergebnis: Der Kunde steht im System, der Kollege weiß Bescheid, keine Anfrage fällt durch.

Was Automatisierung daraus macht

Bei einer Automatisierung übernimmt eine Software die festen Schritte, sobald der Auslöser kommt. Die Anfrage landet im Postfach, und Sekunden später steht der Kontakt im Kundenprogramm, der Kunde hat eine Eingangsbestätigung und der Kollege eine Nachricht. Bleibt die Anfrage zwei Tage liegen, kommt eine Erinnerung.

Ein neues Programm brauchst du dafür selten. E-Mail, Kalender, Buchhaltung und Kundenprogramm lassen sich fast immer verbinden, und die Automatisierung ist die Verbindung dazwischen. Oft kann eines deiner Programme einen Teil schon selbst. Dann baue ich nur den Rest.

„Du behältst alles, was dein Urteil braucht. Das Immergleiche macht das System.“

Was sich eignet und was nicht

Gut geeignet ist, was drei Bedingungen erfüllt: Es passiert oft, es läuft jedes Mal gleich, und die Daten liegen schon digital vor. Rechnungen nachfassen, Termine bestätigen, Daten von einem Programm ins andere übertragen, wiederkehrende Berichte erstellen.

Bei dir bleibt alles, wofür du Erfahrung brauchst: ob ein Angebot zu knapp kalkuliert ist, ob ein Kunde verärgert ist, ob sich ein Auftrag lohnt. Dazwischen liegt Arbeit, die immer ähnlich ist, aber als freier Text oder Sprachnachricht hereinkommt. Dort hilft heute KI beim Lesen und Sortieren. Wie das funktioniert, erkläre ich in Was ist ein KI-Agent?.

Womit du anfängst

Mit einer einzigen Aufgabe. Nimm den Ablauf, der dich jede Woche am meisten Zeit kostet und jedes Mal gleich läuft. Zähl eine Woche lang mit, wie oft er vorkommt und wie lange er dauert. Zwanzig Anfragen zu je fünf Minuten sind fast zwei Stunden pro Woche, nur fürs Abtippen.

Läuft dieser eine Ablauf von allein und ist sauber dokumentiert, merkst du es zuerst daran, dass dir abends nichts mehr im Kopf herumgeht. Keine offene Anfrage, kein Zettel am Bildschirm. Dieses ruhige Gefühl nenne ich den Merak-Effekt, und es beginnt mit dem kleinsten Ablauf.