„Kann das nicht die KI machen?“ Die Frage kommt fast immer im selben Moment. Jemand beschreibt mir eine Aufgabe, die ihn seit Jahren nervt, und hängt den Satz hinten dran – halb im Scherz, halb hoffnungsvoll.

Die ehrliche Antwort lautet meistens: einen Teil davon. Interessant ist, welchen.

Was tatsächlich gut funktioniert

Zuverlässig wird das, was oft vorkommt, jedes Mal ähnlich abläuft und klare Regeln hat. Zum Beispiel:

  • Eingehende Nachrichten einsortieren und beantworten
  • Angaben aus einem Dokument ziehen, die du sonst abtippst
  • Erinnern und nachfassen, bis etwas vollständig ist
  • Daten von einem System ins nächste bringen

Das verbindende Merkmal ist nicht Intelligenz. Es ist Wiederholung. Keine dieser Aufgaben ist schwierig – sie sind lästig, und sie hören nie auf. Genau dort liegt der Gewinn: nicht in der einen großen Sache, sondern in den vierzig kleinen, die dir jeden Tag zwanzig Minuten wegnehmen.

Was regelmäßig überschätzt wird

Alles, was Urteilsvermögen braucht. Ein System weiß nicht, dass dieser eine Kunde im letzten Jahr Ärger mit der Abwicklung hatte und deshalb heute anders angesprochen werden muss. Es weiß nicht, wann ein knapper Satz am Telefon bedeutet, dass jemand gerade keine Zeit hat, und wann er bedeutet, dass er abspringt.

Es kann auch keine Beziehung führen. Es kann sie vorbereiten, freiräumen, erinnern – aber der Termin, an dem Vertrauen entsteht, bleibt deiner.

Wer damit wirbt, dass eine Software den Kunden übernimmt, verkauft entweder etwas anderes, als er sagt, oder hat es selbst noch nicht ausprobiert.

Es gibt einen einfachen Test dafür, und du kannst ihn machen, bevor du irgendwen fragst: Könntest du diese Aufgabe einem neuen Mitarbeiter in drei Sätzen erklären, ohne dabei „kommt darauf an“ zu sagen? Wenn ja, lässt sie sich sehr wahrscheinlich abgeben. Wenn du stattdessen anfängst, Ausnahmen aufzuzählen, steckt in der Aufgabe Erfahrung – und die bleibt vorerst bei dir.

Das ist keine schlechte Nachricht. Die Aufgaben, die dir am meisten Zeit stehlen, sind fast nie die anspruchsvollen. Es sind die, bei denen du nicht nachdenken musst und trotzdem jedes Mal da sein sollst.

Die Frage, die vor jedem Bauen kommt

Bevor ich irgendetwas einrichte, stelle ich immer dieselbe Frage: Kann das System, für das du ohnehin schon bezahlst, das nicht längst?

Ich habe das selbst einmal übersehen. Ein Kunde wollte eine wiederkehrende Auswertung, die ihn jede Woche Zeit kostete. Ich habe sie gebaut, sauber und getestet, und sie lief auch. Kurz darauf stellte sich heraus, dass genau diese Auswertung längst als Standardfunktion in der Plattform steckte, die er sowieso nutzt. Eingebaut, kostenlos, seit Monaten verfügbar.

Das war meine Zeit, seine Geduld – und eine zusätzliche Sache, die von da an hätte gewartet werden müssen, ohne dass sie irgendjemandem etwas gebracht hätte.

Die beste Automatisierung ist die, die du nicht baust, weil es sie längst gibt.

Seitdem halte ich mich an eine feste Reihenfolge: erst prüfen, was das vorhandene Werkzeug schon kann. Dann schauen, ob sich zwei Werkzeuge sinnvoll verbinden lassen. Und erst danach etwas Eigenes bauen.

Das klingt nach einer Selbstverständlichkeit. In der Praxis wird dieser Schritt fast immer übersprungen, weil das Bauen interessanter ist als das Nachsehen.

Wenn du also überlegst, wo du anfangen sollst: Nimm nicht die spektakulärste Aufgabe. Nimm die langweiligste, die dich am häufigsten unterbricht – und sieh zuerst nach, ob sie nicht schon gelöst ist.

Was am Ende zählt, ist ohnehin nicht, wie viel Technik im Hintergrund läuft. Es ist der Moment abends, in dem dir nichts mehr einfällt, was du heute noch hättest erledigen müssen. Das ist der Merak-Effekt, und dafür braucht es meistens weniger, als man denkt – seltener ein großes Projekt, häufiger ein paar Tropfen, die nicht mehr jeden Tag aufs Neue anfallen.