Auf diese Frage bekommt man selten eine Zahl. Meistens bekommt man „das kommt ganz auf den Umfang an“ und die Einladung zu einem Gespräch.

Der Grund dahinter ist ehrlich: Es kommt tatsächlich auf den Umfang an. Eine Automatisierung ist kein Produkt aus dem Regal. Nur ist das keine Antwort, sondern eine Vertagung – und sie zwingt dich, ein Gespräch zu führen, bevor du überhaupt weißt, ob wir uns in derselben Größenordnung bewegen.

Deshalb hier die Spannen, die am Markt üblich sind.

Die drei Größenordnungen

Fertige Werkzeuge von der Stange: etwa 200 bis 2.000 Euro im Monat. Du mietest eine Software, richtest sie ein, schulst dein Team. Sie kann, was sie kann, und passt sich deinem Ablauf nicht an – du passt dich ihr an. Für Standardaufgaben ist das oft völlig ausreichend.

Ein zugeschnittener Ablauf: etwa 5.000 bis 25.000 Euro einmalig, dazu laufend rund 10 bis 15 Prozent davon im Jahr. Hier wird nichts gemietet, sondern gebaut: an deinen Kanälen, in deine Systeme, mit deinen Regeln. Das ist der Bereich, in dem die meisten Projekte dieser Art landen.

Vollständige Individualentwicklung: ab 25.000 Euro aufwärts. Eigene Software, eigene Oberflächen, mehrere Monate Arbeit. Für einen Betrieb mit einer Handvoll Mitarbeitern ist das fast immer überdimensioniert.

Zum Vergleich, falls du überlegst, es stundenweise einzukaufen: Freie Entwickler liegen etwa bei 60 bis 120 Euro die Stunde, Agenturen deutlich darüber.

Eine belastbare Zahl für dein Vorhaben ergibt sich erst, wenn klar ist, was tatsächlich gebraucht wird. Aber du weißt jetzt, in welcher Größenordnung sich so ein Gespräch überhaupt bewegt – und das ist mehr, als die meisten Seiten verraten.

Woran du erkennst, wo dein Projekt landet

Drei Fragen verschieben den Preis stärker als alles andere:

  • Über wie viele Kanäle kommen deine Anfragen herein? Ein Portal ist ein Aufwand. Portal plus Website plus Telefon plus WhatsApp sind vier.
  • Wie sensibel sind die Daten? Ein Terminwunsch ist harmlos. Sobald Ausweise, Gehaltsabrechnungen oder Gesundheitsdaten im Spiel sind, kommen Prüfpflichten, Verträge und eine sorgfältigere Architektur dazu – das ist keine Preistreiberei, das ist der Unterschied.
  • Muss ein bestehendes System angefasst werden? Etwas Neues danebenzustellen ist einfach. Sich in ein gewachsenes CRM einzuhängen, das seit acht Jahren läuft, ist es nicht.

Die Rechnung, die wirklich zählt

Am Ende ist der Preis nur die eine Hälfte. Die andere ist, was das Nichtstun kostet – und die rechnet fast niemand aus, weil sie nirgends auf einer Rechnung steht.

Nimm deine eigenen Zahlen. Wie viele Anfragen bekommst du im Monat, wie viele davon versanden, und was ist bei dir ein Abschluss wert? Wenn ein einziger zusätzlicher Abschluss im Jahr die Investition trägt, ist die Frage nicht mehr, ob es sich rechnet. Dann ist die Frage nur noch, ob es funktioniert.

Wer dir keine Größenordnung nennt, will das Gespräch führen, bevor du vergleichen kannst.

Ein Hinweis noch, weil er oft untergeht: Der Server, auf dem so etwas läuft, kostet rund 30 Euro im Monat. Dazu kommt die tatsächliche KI-Nutzung, die sich nach Menge richtet und bei den üblichen Mengen klein bleibt. Beides läuft über deine eigenen Konten, nicht über meine – du siehst also jederzeit, was davon wirklich anfällt. Wenn dir jemand hohe monatliche Fixkosten nennt, frag nach, wofür genau. Meistens ist es kein Serverpreis, sondern eine Mietgebühr für Software, die dir nie gehören wird.

Was du am Ende kaufst, ist ohnehin keine Software. Es ist die Gewissheit, dass eine Anfrage nicht mehr davon abhängt, ob du gerade auf dein Handy schauen konntest. Das ist der Merak-Effekt, und der lässt sich schlecht in eine Zeile schreiben – aber du merkst ihn am ersten Abend, an dem nichts mehr offen ist.