Aus meiner Zeit als Angestellter kenne ich diesen Tag gut: E-Mails, Termine, eine volle Aufgabenliste, Chatnachrichten, Telefonate und nebenbei die eigentliche Arbeit. Ich habe oft mehr Zeit damit verbracht, Arbeit zu organisieren und abzusprechen, als sie zu erledigen. Den ganzen Tag am Schreibtisch und trotzdem länger bleiben, um endlich in Ruhe etwas fertig zu machen. (Wenn es richtig gut lief, saß ich abends noch einmal daheim am Laptop, nur kurz schauen, ob jeder seine Antwort hat. Es war nie nur kurz.)

Und über allem der rote Punkt: die kleine Zahl am Chat-Symbol, die nie auf null ging.

Ich war damit nicht allein. Für den Work Trend Index 2023 hat Microsoft ausgewertet, wofür Beschäftigte ihre Zeit in Microsoft 365 verwenden: 57 Prozent für Kommunikation in Besprechungen, Chats und E-Mails, 43 Prozent für das Erstellen von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen. 68 Prozent der 31.000 Befragten sagen in derselben Studie, dass ihnen im Arbeitsalltag ungestörte Zeit zum Konzentrieren fehlt.

Jedes Thema hat höchste Priorität

Mit E-Mail und Chat hat sich die Art zu arbeiten stark verändert. Man hängt in unzähligen Unterhaltungen und soll das ganze Geflecht aus Projektinformationen und Zwischenständen jederzeit griffbereit haben. Statt im Projektordner nachzusehen, schreibt man schnell den Kollegen an. Bei ein paar Anfragen am Tag ist das völlig in Ordnung, dafür kann man sich feste Zeiten setzen. Nur hat gefühlt jedes Thema höchste Priorität. Und ruft der Chef an, geht man besser ran, egal woran man gerade sitzt.

So vergeht der Tag. Am Ende fragt man sich: „Was habe ich heute eigentlich geschafft? Habe ich meine Projekte weitergebracht?“ Ob Marketingkampagne, Programmieraufgabe oder die Strategie fürs nächste Jahr: Darüber zu reden bringt kein Projekt voran. Das schafft nur die Arbeit selbst.

Die Idee hinter Deep Work

Über dieses Problem gibt es viel Literatur. Am bekanntesten ist wohl Cal Newport, Informatikprofessor an der Georgetown University in Washington D.C. und Bestsellerautor. In „Deep Work“ (auf Deutsch „Konzentriert arbeiten“) beschreibt er die Fähigkeit, ohne Ablenkung und mit voller Konzentration an anspruchsvollen Aufgaben zu arbeiten. Für Wissensarbeit, also jede Arbeit, die man mehr mit dem Kopf als mit den Händen macht, hält er genau das für entscheidend: stundenlang an einer Sache bleiben, statt alle fünf Minuten in den Chat zu schauen. Dazu liefert er konkrete Werkzeuge, mit denen man sich diese Zeit nimmt, ohne dass Kollegen oder Chef es einem übel nehmen, wenn eine Nachricht mal nicht in Sekunden beantwortet ist. (Ich habe das Buch gelesen. Die rote Chatnachricht leider nicht.)

In seinem späteren Buch „A World Without Email“ (2021, deutsch „Eine Welt ohne E-Mail“) geht Newport einen Schritt weiter. Dort beschreibt er Teams, die jede Kleinigkeit über spontane Nachrichten klären. Er nennt das den „hyperactive hive mind“. Seine Lösung sind klare Abläufe, die viele dieser Nachrichten gar nicht erst nötig machen.

Was hat das jetzt mit Prozessautomatisierung und KI zu tun?

Was, wenn man direkt die richtige Antwort binnen Sekunden erhält, ohne dabei den Teamkollegen fragen zu müssen? Man würde nicht nur die Antwort kriegen, sondern auch hilfreiche Tipps, wie bestimmte Projektschritte weitergeführt werden müssen.

Das kann man mithilfe eines KI-Gehirns im eigenen Unternehmen erreichen: ein zentrales System, das sich selbst aktualisiert, den Projektstatus kennt und für jeden im Team direkt ansprechbar ist. Man hat damit noch wesentlich mehr Vorteile, aber vor allem wird die Grundlage dafür geschaffen, dass man die kurzfristige Kommunikation umgeht. Die hält einen dann nicht mehr davon ab, seine Arbeit korrekt zu erledigen. Oder pünktlich Feierabend zu machen.

Die Möglichkeit, die Zeit jedes Mitarbeiters von redundanter und ablenkender Kommunikation freizuschaufeln, kann die Qualität und sogar die Freude an der Arbeit immens erhöhen. Es werden immer noch unzählige Chatnachrichten kommen, aber die können dann warten.